Debriefing UltraRando 2016 + choix date 2017 : Dimanche 21 mai 2017

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Debriefing UltraRando 2016 + choix date 2017 : Dimanche 21 mai 2017

Message  Fred The Red le Mer 11 Mai - 8:57

Les "+" :

Organisation en général : aucun couac
Flèchage de qualité
Météo
Gestion bar externalisée : soulage en terme de ressources

Les "-" :

Cagibi BBQ pas top. Une tonnelle conviendrait mieux
Allouer clairement les tâches au chacun des membres
Organiser le déflèchage et non l'improviser
Organiser clairement la partie "Post-Rando" (Fixer l'heure : Spaghetti ou BBQ ou petit resto ou, ...)

Améliorations potentielles :

Ravito 3 "spécial" juste avant l'arrivée
3 bons Karcher au lieu de 2
Léon sac poubelle
Mettre le début et la fin des heures d'inscription sur le flyer
Panneaux Départ, BikeWash, BikePark, Douches, Inscriptions + Flécher ces endroits
Teaser
Contacter Antenne Centre
Douches trop chaudes ?

Finances :

Première estimation : environ 3000 EUR de bénéfice (sponsors compris). Toutes les factures ne sont pas encore rentrées.
Le détail suivra une fois que tous les coûts seront connus.

Date :

Dimanche 07/05/17 : rando de Neufvilles (Serge vérifie)
Dimanche 14/05/17 : non car fête des mères
Dimanche 21/05/17 : ULTRARANDO 2017
Dimanche 28/05/17 : Marche ADEPS Jeudi de l'Ascension 25/05/17
Dimanche 05/06/17 : non car Pentecôte : Goûter Matrimonial à Ecaussinnes + rando de Virginal

BBQ :

Prévoir grand pot pour la mayo et l'andalouse

Inscriptions :

5 EUR pour toutes les distances sauf le 20km 4 EUR

Parcours 2017 :

Base 2016 + recherche d'améliorations

Flèchage :

Ranger le matos pour le retrouver l'an prochain

Ravitos :

Ravito 1 très proche du départ parcours 42 km

Sponsors :

Commencer plus tôt l'année prochaine

Contacter AA-Drink pour les mettre à un ravito

Toutes les suggestions sont les bienvenues pour 2017


Dernière édition par Fred The Red le Ven 13 Mai - 10:36, édité 4 fois
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Re: Debriefing UltraRando 2016 + choix date 2017 : Dimanche 21 mai 2017

Message  Jean-Marie le Mer 11 Mai - 11:55

attention Fred, les 3000 eur ne sont pas le benefice, mais le chiffre d'affaire. Rajouter l'un ou l'autre sponsor mais sans certitude (à mieux organiser l'année prochaine), et déduire tous les frais.

Ce matin, j'ai encore fait un petit tour des moyens de communications : Forums sur les sites, adresses mail ultra rando, facebook et connaissances : que du positif. Une observation : douche trop chaude. Beaucoup mentionnent aussi un depart précipité (ou varément pas venu) à cause de la fête des mères. Pas un soucis si on ne fait pas le bar, sauf pour les absents.

Bar : apparement de assez de bière special et de verres pour ces bières. Si on reprend le meme site, communication dans ce sens vers le foot.

Le bike wash doit être améliorer : quid si le parcours était boueux ...

Il semblerait que très peu de club soient venus. Je vérifierai dès que possible sur base des feuilles d'inscriptions. Comment améliorer pour l'année prochaine ?

JM

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Re: Debriefing UltraRando 2016 + choix date 2017 : Dimanche 21 mai 2017

Message  Fred The Red le Mer 11 Mai - 13:21

Jean-Marie a écrit:attention Fred, les 3000 eur ne sont pas le benefice, mais le chiffre d'affaire. Rajouter l'un ou l'autre sponsor mais sans certitude (à mieux organiser l'année prochaine), et déduire tous les frais.

Selon mon estimation, avec les infos que j'ai reçue (divers coûts et divers revenus y compris les sponsors), le résultat devrait tourner autour de 3000 EUR donc 500 EUR de moins que l'an passé.

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Re: Debriefing UltraRando 2016 + choix date 2017 : Dimanche 21 mai 2017

Message  Fred The Red le Ven 13 Mai - 10:38

La date qui tient le mieux la corde pour 2017 est le dimanche 21 mai :

Dimanche 07/05/17 : rando de Neufvilles (Serge vérifie)
Dimanche 14/05/17 : non car fête des mères
Dimanche 21/05/17 : ULTRARANDO 2017
Dimanche 28/05/17 : Marche ADEPS Jeudi de l'Ascension 25/05/17
Dimanche 05/06/17 : non car Pentecôte : Goûter Matrimonial à Ecaussinnes + rando de Virginal

Evidemment, nous n'avons encore pris aucun engagement, cela pourrait donc encore changé si nécessaire.

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Re: Debriefing UltraRando 2016 + choix date 2017 : Dimanche 21 mai 2017

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